거래처에서 전화가 한 통 왔어요.
“이번에 발주량도 늘어날 것 같은데, 단가를 조금만 낮춰주실 수 있을까요?”
오래 거래한 곳이라 거절하기도 어렵고, 그렇다고 바로 할인해 주겠다고 답하기도 조심스럽죠.
상대방은 몇 퍼센트만 낮춰달라는 가벼운 부탁처럼 이야기하지만, 회사 입장에서는 생각보다 큰 차이가 생길 수 있어요.
특히 기존 단가에 이익이 얼마나 남는지 정확히 모르는 상태라면 더 난감해요. 거래를 놓치고 싶지는 않은데, 가격을 낮췄다가 오히려 손해를 볼 수도 있으니까요.
그렇다고 무조건 거절하는 게 정답은 아니에요. 발주량이나 납품 조건을 조정하면 서로에게 유리한 방법을 찾을 수도 있거든요.
거래처 가격 조정 요청을 받았다면 바로 할인 여부를 결정하기보다, 현재 거래 조건에서 무엇을 바꿀 수 있는지 먼저 살펴보는 게 좋아요.
실제 업무에서 어떤 부분을 확인하고, 거래처에는 어떻게 답변하면 좋을지 하나씩 알아볼게요.
거래처에서 가격을 깎아달라고 하면 바로 답해야 할까?
“단가를 10% 정도만 낮춰주시면 안 될까요?”
이런 말을 들으면 담당자 입장에서는 빨리 답을 줘야 할 것 같은 마음이 들어요.
특히 거래처가 다른 업체의 가격을 이야기하거나 다음 발주를 언급하면 더 부담스럽죠.
하지만 가격 조정은 단순히 할인율만 정하는 일이 아니에요.
예를 들어 같은 10% 할인이라도 이번 주문에만 적용하는 것과 앞으로 들어오는 모든 주문에 적용하는 것은 전혀 다른 조건이에요.
먼저 다음 내용을 확인해 보세요.
| 확인할 내용 | 거래처에 물어볼 질문 |
|---|---|
| 대상 품목 | 어떤 제품의 단가를 조정하고 싶으신가요? |
| 요청 가격 | 희망하시는 단가나 할인율이 있을까요? |
| 적용 범위 | 이번 발주에만 적용하는 조건인가요? |
| 발주 수량 | 예상 발주량은 어느 정도인가요? |
| 적용 시점 | 언제부터 변경된 단가를 원하시나요? |
| 기타 조건 | 납품 일정이나 결제 조건도 변경되나요? |
이 정도만 확인해도 요청 내용을 훨씬 명확하게 정리할 수 있어요.
당장 답변하기 어렵다면 이렇게 말해보세요
거래처가 즉시 답변을 원하더라도 검토할 시간이 필요하다면 솔직하게 전달하면 돼요.
“말씀하신 단가 조정 요청은 확인했습니다. 현재 납품 조건과 비용을 검토한 뒤 다시 안내드리겠습니다. 가능하면 내일까지 회신드리겠습니다.”
회신할 수 있는 날짜를 함께 알려주면 상대방도 무작정 기다리지 않아도 되겠죠.
다만 내부 확인에 시간이 더 걸릴 것 같다면 지킬 수 있는 일정으로 안내해야 해요.
특히 담당자에게 단가 결정 권한이 없다면 “그 정도는 가능할 것 같습니다”처럼 확정으로 받아들여질 수 있는 표현은 피하는 편이 안전해요.
가격을 낮춰주기 전에 무엇부터 확인해야 할까?
거래처가 10% 할인을 요청했다고 해볼게요.
단순히 계산하면 10,000원짜리 제품을 9,000원에 판매하는 거예요.
그런데 회사에 남는 이익도 10%만 줄어드는 걸까요?
꼭 그렇지는 않아요.
현재 납품 단가가 10,000원이고, 제품 한 개를 납품하는 데 들어가는 변동비가 8,000원이라고 가정해 볼게요.
| 구분 | 기존 조건 | 10% 할인 후 |
|---|---|---|
| 납품 단가 | 10,000원 | 9,000원 |
| 개당 변동비 | 8,000원 | 8,000원 |
| 개당 공헌이익 | 2,000원 | 1,000원 |
| 매출액 대비 공헌이익률 | 20% | 약 11.1% |
이 표는 설명을 위한 가상 사례예요. 공헌이익은 매출에서 변동비를 뺀 금액이며, 고정비와 세금 등을 모두 차감한 최종 순이익과는 달라요.
판매 가격은 1,000원 내려갔지만 개당 공헌이익은 2,000원에서 1,000원으로 줄었어요.
단가는 10% 낮아졌는데 개당 공헌이익은 절반이 된 셈이에요.
이처럼 가격을 조금만 낮춰도 회사에 남는 금액은 크게 달라질 수 있어요.
제품 원가만 확인하면 충분할까?
제품을 만드는 데 들어가는 비용 외에도 살펴볼 게 있어요.
예를 들어 거래처에서 단가 인하와 함께 납품 횟수를 늘려달라고 요청했다면 배송비가 추가로 발생할 수 있겠죠.
반대로 여러 번 나눠 보내던 제품을 한 번에 납품할 수 있다면 배송비를 줄일 수도 있어요.
검토할 때는 다음 항목을 함께 확인하는 게 좋아요.
- 제품 생산이나 매입에 들어가는 비용
- 배송비와 포장비
- 거래 수수료 및 반품 처리 비용
- 추가 물량에 필요한 인력과 설비
- 결제 기간에 따른 자금 부담
이 중 일부는 거래량에 따라 달라지고, 일부는 일정한 수준에서 유지될 수 있어요.
따라서 모든 비용을 무조건 개당 원가로 나누기보다, 가격을 변경했을 때 실제로 늘어나거나 줄어드는 비용을 따져봐야 해요.
발주량이 늘어난다면 할인해 줘도 괜찮을까?
거래처에서 단가를 낮춰달라고 할 때 자주 제시하는 조건이 있어요.
“대신 앞으로 주문을 더 많이 넣겠습니다.”
물량이 늘어난다면 회사에도 도움이 될 것 같죠.
하지만 발주량이 늘어도 제품 하나당 남는 금액이 줄어들면 전체 수익성이 나빠질 수 있어요.
앞에서 살펴본 제품으로 계산해 볼게요.
기존에는 한 달에 100개를 납품하고 있었어요.
그런데 거래처에서 단가를 10% 낮춰주면 발주량을 150개로 늘리겠다고 제안했어요.
| 구분 | 기존 거래 | 할인 후 거래 |
|---|---|---|
| 납품 단가 | 10,000원 | 9,000원 |
| 월 발주량 | 100개 | 150개 |
| 월 매출액 | 1,000,000원 | 1,350,000원 |
| 개당 변동비 | 8,000원 | 8,000원 |
| 월 변동비 합계 | 800,000원 | 1,200,000원 |
| 월 공헌이익 | 200,000원 | 150,000원 |
발주량이 늘어나도 개당 변동비는 동일하고 추가 고정비가 발생하지 않는다고 가정한 계산이에요.
매출은 35만 원 늘어났지만 월 공헌이익은 오히려 5만 원 줄었어요.
물건을 더 많이 팔고도 기존보다 남는 금액이 적어진 거예요.
그렇다면 기존 월 공헌이익 20만 원을 유지하려면 얼마나 판매해야 할까요?
할인 후 개당 공헌이익이 1,000원이므로 200개를 판매해야 해요.
즉, 기존보다 발주량이 두 배가 되어야 같은 수준의 공헌이익을 확보할 수 있는 상황이에요.
물론 실제로는 물량이 늘어나면서 원재료 구매 단가가 내려갈 수도 있고, 생산 효율이 높아질 수도 있어요.
반대로 추가 인력이나 설비가 필요하다면 비용이 더 늘어나겠죠.
그래서 발주량 증가 제안을 받았을 때는 매출액뿐 아니라 비용 변화까지 계산하는 게 중요해요.
발주량을 늘리겠다는 말만 믿어도 될까?
거래처에서 주문을 늘리겠다고 이야기했더라도 실제 발주가 확정된 것은 아닐 수 있어요.
특히 할인은 바로 적용했는데 약속한 물량이 들어오지 않는다면 회사만 불리해질 수 있겠죠.
이런 상황을 피하려면 다음 내용을 구체적으로 협의하는 편이 좋아요.
- 월별 예상 발주 수량
- 최소 구매 수량을 약정할 수 있는지
- 발주량에 따라 단가가 달라지는지
- 할인 적용 기간은 언제까지인지
예를 들어 월 200개 이상 주문할 때만 조정 단가를 적용하는 방식도 검토할 수 있어요.
다만 이런 조건은 거래처와 합의하고, 기존 계약과 회사의 가격 정책에 맞는지 확인한 뒤 적용해야 해요.
가격을 깎아주기 어렵다면 어떻게 말해야 할까?
원가와 납품 조건을 확인해 봤는데 추가 할인이 어려운 경우도 있어요.
그렇다고 거래처에 무조건 “안 됩니다”라고 답할 필요는 없어요.
가격을 조정하기 어려운 이유를 간단하게 설명하고, 앞으로도 거래를 이어가고 싶다는 뜻을 전달하면 돼요.
예를 들어 이렇게 말할 수 있어요.
“요청하신 단가 조정 건을 확인했습니다. 현재 원가와 납품 조건을 고려했을 때 추가적인 가격 인하는 어려운 상황입니다. 기존 조건으로 안정적인 공급을 이어갈 수 있도록 노력하겠습니다.”
이 문장에는 불필요한 변명이나 과장된 표현이 없어요.
요청을 확인했다는 점과 현재 가능한 조건을 분명하게 전달하죠.
참고로 하도급법이 적용되는 거래에서는 부당한 단가 인하나 하도급대금 결정이 법적으로 문제 될 수 있어요. 해당 거래에 적용되는 기준은 국가법령정보센터의 하도급법 제4조에서 확인할 수 있어요.
거래처가 다른 업체 가격을 이야기한다면?
실무에서는 이런 상황도 생길 수 있어요.
“다른 업체에서는 이 가격에 맞춰준다는데요?”
이 말을 들었다고 바로 같은 가격을 제시할 필요는 없어요.
제품 사양이나 납품 수량, 배송 조건이 다르면 단순히 가격만 비교하기 어렵기 때문이에요.
이럴 때는 다음처럼 답변할 수 있어요.
“말씀하신 가격은 확인했습니다. 다만 제품 사양과 납품 조건에 따라 단가 차이가 있을 수 있어 현재 제공 중인 조건을 기준으로 검토해 보겠습니다.”
실제로 경쟁사 견적을 확인하지 않았다면 상대방이 제시한 가격을 검증된 사실처럼 표현하지 않는 게 좋아요.
그리고 거래처가 계속 가격 인하를 요구하더라도 담당자가 감정적으로 대응할 필요는 없어요.
가격을 맞추기 어려운 이유를 설명하는 것과 거래 관계를 끊겠다는 것은 다른 이야기니까요.
할인 대신 제안할 수 있는 조건은 없을까?
거래처가 가격을 낮춰달라고 요청했다고 해서 반드시 단가 자체를 조정해야 하는 것은 아니에요.
다른 거래 조건을 변경해 서로 부담을 줄일 수 있는지 살펴볼 수 있어요.
| 협의할 조건 | 검토할 내용 |
|---|---|
| 발주 수량 | 일정 수량 이상 주문할 때 할인 적용 |
| 납품 횟수 | 묶음 배송으로 배송비를 줄일 수 있는지 |
| 결제 조건 | 결제 기간 단축으로 자금 부담을 줄일 수 있는지 |
| 계약 기간 | 일정 기간의 구매 약정이 가능한지 |
| 제품 구성 | 포장이나 부가 서비스를 조정할 수 있는지 |
| 적용 기간 | 특정 발주 또는 기간에만 할인할지 |
예를 들어 기존에는 한 달에 네 번 배송하던 제품을 두 번으로 줄일 수 있다면 배송비가 절약될 수도 있어요.
그렇게 절감한 비용 일부를 가격 조정에 반영하는 방법을 검토할 수 있겠죠.
다만 배송 횟수를 줄이는 대신 보관비가 늘어난다면 기대했던 효과가 사라질 수도 있어요.
결제 기간을 단축하는 경우도 마찬가지예요. 실제 자금 부담이 얼마나 줄어드는지 확인한 뒤 제안하는 편이 좋아요.
조건을 바꿔 다시 제안하는 방법
거래처에서 10% 할인을 요청했지만 그 정도까지 낮추기 어렵다면 이렇게 답할 수 있어요.
“요청하신 할인율을 현재 조건에 그대로 적용하기는 어렵습니다. 다만 월 발주 수량이나 납품 일정을 조정할 수 있다면 적용 가능한 단가를 다시 검토해 보겠습니다.”
이렇게 하면 바로 거절하기보다 협의할 수 있는 부분을 제시할 수 있어요.
중요한 건 조건을 바꿨을 때 실제로 비용이 얼마나 달라지는지 확인하는 거예요.
할인을 위한 조건 변경이 아니라, 비용을 줄일 수 있는 조건 변경이어야 의미가 있어요.
거래처에 가격 조정 결과를 회신하는 방법
내부 검토가 끝났다면 거래처에 결과를 전달할 차례예요.
이때는 가격을 조정할 수 있는지만 알려주기보다 어떤 조건으로, 언제부터 적용할 수 있는지 함께 안내하는 게 좋아요.
특히 새로운 단가를 제안하는 단계라면 최종 합의된 가격과 구분해야 해요.
상황별 회신 예시를 살펴볼게요.
가격 인하를 수락할 수 있는 경우
제목: 납품 단가 조정 요청 건 회신드립니다
안녕하세요. ○○회사 ○○○입니다.
요청하신 단가 조정 건을 검토한 결과, 아래 조건으로 제안드립니다.
- 대상 품목: ○○제품
- 기존 단가: 10,000원
- 제안 단가: 9,500원
- 적용 예정일: 2026년 12월 1일 발주분부터
- 적용 조건: 월 발주 수량 200개 이상
- 단가 기준: 부가세 별도
- 제안 유효기간: 2026년 11월 20일까지
위 조건으로 진행 가능하신지 확인 부탁드립니다.
회신 내용을 확인한 뒤 최종 적용 조건을 정리하겠습니다.
감사합니다.
이 예시는 회사 내부에서 해당 단가를 제안할 수 있도록 승인받았다는 가정으로 작성했어.
아직 거래처가 조건을 수락하지 않았다면 확정 단가가 아니라 제안 단가라는 점을 분명히 하는 게 좋아요.
조건을 변경해 다시 제안하는 경우
제목: 납품 단가 조정 요청 관련 협의드립니다
안녕하세요. ○○회사 ○○○입니다.
요청하신 단가 인하 건을 확인했습니다.
현재 납품 조건에서는 요청하신 할인율을 적용하기 어렵지만, 월 발주 수량과 납품 일정을 조정할 수 있다면 일부 단가 조정이 가능할 것으로 보고 있습니다.
예상 발주 수량과 희망 납품 일정을 알려주시면 해당 조건을 기준으로 다시 검토하겠습니다.
감사합니다.
아직 구체적인 할인율을 확정하지 않았다면 가능한 범위를 임의로 약속하지 않는 게 좋아요.
추가 정보가 필요한 상황에서는 무엇을 확인해야 하는지만 명확히 전달하면 됩니다.
가격 인하가 어려운 경우
제목: 납품 단가 조정 요청 건 회신드립니다
안녕하세요. ○○회사 ○○○입니다.
요청하신 납품 단가 조정 건을 확인했습니다.
현재 원가와 납품 조건을 고려했을 때 추가적인 가격 인하는 어려운 상황입니다.
기존 조건에서 안정적으로 납품할 수 있도록 노력하겠습니다.
감사합니다.
가격 조정이 어렵다면 이유를 길게 설명하기보다 현재 가능한 조건을 분명하게 전달하는 편이 좋아요.
견적 유효기간은 왜 적어야 할까?
거래처에 새로운 단가를 제안했는데 한참 뒤에 연락이 오는 경우도 있어요.
그사이 원자재 가격이나 운송비가 달라졌다면 처음 제시했던 조건을 그대로 적용하기 어려울 수 있겠죠.
그래서 가격을 제안할 때는 언제까지 해당 조건으로 협의할 수 있는지 적어두는 게 도움이 돼요.
예전에 보낸 견적서의 가격을 거래처가 다시 요구하는 경우도 있어요. 이런 상황에서 기존 가격을 그대로 적용해야 하는지 궁금하다면 견적서 유효기간이 지났을 때 확인할 사항도 함께 살펴보세요.
예를 들어 다음과 같이 작성할 수 있어요.
“본 제안 단가는 2026년 11월 20일까지 유효하며, 이후에는 원가 및 납품 조건에 따라 재검토가 필요할 수 있습니다.”
다만 유효기간을 적었다고 해서 이미 체결된 계약이나 확정된 주문의 조건까지 일방적으로 변경할 수 있는 것은 아니에요.
기존 계약의 가격 변경 조항과 거래처의 수락 여부를 함께 확인해야 합니다.
또한 제안의 법적 효력은 문구와 거래 경위에 따라 달라질 수 있으므로, 중요한 거래에서는 회사의 계약 검토 절차를 따르는 편이 안전해요.
가격 조정에 합의했다면 꼭 남겨야 할 기록
가격 협의가 끝났다면 이제 실제 발주와 정산에 문제가 없도록 정리해야 해요.
예를 들어 거래처 담당자와 전화로 단가를 9,500원으로 조정하기로 했다고 해볼게요.
그런데 다음 달 발주서에는 9,000원이 적혀 있고, 회사의 판매 관리 시스템에는 기존 단가인 10,000원이 남아 있다면 어떻게 될까요?
발주서를 다시 요청하거나 세금계산서를 수정해야 하는 상황이 생길 수도 있어요.
이런 혼선을 줄이려면 합의 내용과 실제 업무에 적용되는 정보를 일치시키는 과정이 필요해요.
가격 조정 후 확인할 사항
| 확인 항목 | 기록할 내용 |
|---|---|
| 거래처명 | 가격 조정에 합의한 거래처 |
| 대상 품목 | 제품명과 품목 코드 |
| 기존 단가 | 변경 전 적용 가격 |
| 변경 단가 | 최종 합의한 가격 |
| 부가세 기준 | 포함 또는 별도 |
| 적용 시점 | 적용 시작일 또는 발주 기준일 |
| 적용 기간 | 일회성인지, 특정 기간인지 |
| 수량 조건 | 최소 발주량 등 |
| 납품·결제 조건 | 배송비, 납기, 결제일 등 |
| 승인 내역 | 내부 승인 담당자와 승인 일자 |
이 가운데 특히 적용 시점은 정확하게 적어두는 게 좋아요.
예를 들어 12월 1일부터 적용한다고만 적으면 11월에 발주하고 12월에 납품하는 물량에 어떤 단가를 적용해야 하는지 헷갈릴 수 있어요.
따라서 ’12월 1일 이후 접수된 발주분부터 적용’처럼 기준을 구체적으로 정하는 편이 좋아요.
제안부터 최종 적용까지 어떤 순서로 진행할까?
실무에서는 다음 순서로 정리하면 편리해요.
- 요청 접수: 거래처가 원하는 단가와 적용 조건을 확인해요.
- 내부 검토: 원가, 발주량, 비용 변화를 계산해요.
- 내부 승인: 회사에서 정한 권한과 절차에 따라 가격 제안을 승인받아요.
- 거래처 협의: 승인된 범위에서 단가와 거래 조건을 제안해요.
- 최종 합의: 거래처의 수락 내용과 적용 조건을 확인하고 필요한 계약 절차를 진행해요.
- 관련 부서 공유: 영업, 발주, 물류, 정산 담당자에게 변경 내용을 전달해요.
- 적용 확인: 실제 발주서와 청구 내역에 합의한 조건이 반영됐는지 점검해요.
회사마다 승인 절차나 사용하는 문서는 다를 수 있어요.
기존 계약서에 가격 변경 방식이 정해져 있다면 그 절차를 우선 확인해야 하고, 필요하다면 변경 계약서나 별도 합의서를 작성할 수도 있어요.
특히 하도급법이 적용되는 거래에서 이미 정한 하도급대금을 감액하는 경우에는 별도의 법적 요건을 확인해야 해요. 관련 서면 기재사항은 하도급법 시행령 제7조의2를 참고할 수 있어요.
또한 이메일로 합의 내용을 남겼더라도 계약에서 요구하는 별도의 서명이나 승인 절차가 있다면 이를 생략해서는 안 돼요.
담당자끼리만 알고 있으면 생기는 문제
영업 담당자는 가격을 조정하기로 합의했는데 정산 담당자는 그 사실을 모르는 경우가 있어요.
그러면 거래처는 새로운 단가로 계산한 금액을 예상하고 있는데 회사에서는 기존 단가로 청구할 수도 있겠죠.
따라서 변경된 단가가 실제 업무에 반영됐는지 관련 부서와 함께 확인하는 것이 좋아요.
특히 거래처가 여러 품목을 구매한다면 어떤 제품에만 할인 단가가 적용되는지도 명확히 구분해야 해요.
거래처 가격 조정 요청을 받았을 때 가장 중요한 건 단순히 할인을 해줄지 말지를 결정하는 것이 아니에요.
현재 가격에서 얼마가 남는지, 조건을 변경하면 비용이 얼마나 달라지는지, 회사가 감당할 수 있는 범위가 어디까지인지 확인하는 과정이 먼저예요.
가격을 낮추기 어렵다면 그 이유를 설명하고 다른 거래 조건을 협의할 수 있어요.
그리고 서로 합의한 내용은 실제 발주와 정산에 반영될 때까지 확인해야 업무가 마무리됩니다.
거래처와 좋은 관계를 유지하면서도 회사에 무리가 없는 조건을 찾는 것. 그것이 가격 조정 요청에 대응할 때 가장 중요한 기준이에요.
거래처별 견적서와 단가 변경 내역이 여러 폴더에 흩어져 있으면 나중에 합의 내용을 찾기 어려워요. 이런 자료를 관리할 때는 업무 폴더 정리 방법을 참고해 거래처별로 보관 기준을 정해두면 편리해요.